mfp 的數位傳送功能可將掃描的文件直接傳到電子信箱 (電子郵件)，將紙張型的資訊轉換成可共用、儲存或編輯的數位影像。如此一來，mfp 使用者就不必先建立和儲存文件手冊的電子副本，再透過其郵件應用程式傳送。您現在可在 mfp 上以一個步驟完成這個動作。
電子郵件設定頁面可讓您啟用和設定此 mfp 的「傳送至電子郵件」功能。
1. 要啟用「傳送至電子郵件」功能，請按一下「電子郵件設定」。
2. mfp 會要求「簡易郵件傳輸通訊協定 (SMTP) 閘道」伺服器將電子郵件訊息轉寄給目的地電子郵件位址。要指定 SMTP 閘道伺服器，請提供下列 SMTP 閘道設定：
· 在傳送電子郵件...下拉式清單中，選擇電子郵件位址的傳送方式：
您可以選擇透過數位傳送服務選項來使用「數位傳送軟體」服務 (使用「電子郵件設定」頁面的設定)，將電子郵件訊息傳送到 SMTP 閘道伺服器。 這個方法需要執行額外的步驟，才能將電子郵件資料從 mfp 傳送到服務，但它使用更強大的電子郵件傳遞機制。
您可以選擇直接來自 mfp 選項，將電子郵件訊息從 mfp 直接傳送到 SMTP 閘道伺服器。 您也必須設定下列資訊：
· 在裝置的 SMTP 閘道中：編輯方塊中輸入 SMTP 閘道伺服器的 IP 位址或主機名稱，該伺服器則將處理 mfp 的電子郵件要求。如果不知道 SMTP 閘道的 IP 位址或主機名稱，則可按下尋找閘道按鈕來搜尋適用 SMTP 閘道伺服器的網路 (若可使用)。
注意：部份 mfp 型號只能辨識 IP 位址。 在此情況下，主機名稱將轉換成相同的 IP 位址。
· 在連接埠： 編輯方塊中，輸入伺服器處理 SMTP 要求所用的 TCP/IP 連接埠號碼。 通常為連接埠 25。
· 在附件大小上限下拉式清單中，選擇 SMTP 閘道伺服器允許的電子郵件附件大小上限。若 mfp 需要傳送的電子郵件附件大於指定的大小上限，則會將附件分割成更小的檔案，如此將傳送多封電子郵件訊息。
· 按下測試按鈕，確定指定的 SMTP 閘道伺服器有效並可操作。
註： 在型號較舊的 mfp 上， 只能選擇透過數位傳送服務選項。 其他部份 mfp 機型可能只允許直接來自 mfp 選項。
3. 若未在此 mfp 上啟用驗證，mfp 將要求使用者先在 mfp 控制面板的「寄件者：」欄位中輸入電子郵件位址，以便傳送電子郵件訊息 (用來指示訊息的寄件者)。 如果使用者不提供電子郵件訊息，mfp 會改用預設『寄件者：』位址：
· 在電子郵件地址編輯方塊中，輸入將作為預設寄件者的人員之電子郵件位址。
· 選擇輸入顯示名稱。 此處輸入的名稱將在「寄件者：」 欄位中出現 (當 mfp 使用者第一次初始化「傳送至電子郵件」作業時)。這個欄位可用來顯示說明給 mfp 使用者參考 (如 "請在這裡輸入您的電子郵件位址")。
註： 若未提供顯示名稱，則在 電子郵件地址中輸入的值將會顯示在「寄件者：」欄位中。
· 要避免 mfp 使用者變更「寄件者：」欄位，請核取避免裝置使用者變更預設的『寄件者：』位址核取方塊。 如此可避免使用者模擬他人。
4. 選擇在預設主旨編輯方塊中，輸入 mfp 使用者撰寫電子郵件訊息時，主旨欄位一開始出現的主旨。您也可以使用此欄位來顯示說明給 mfp 使用者參考 (如 "請輸入您訊息的主旨")。
5. 要設定傳送至電子郵件進階功能，請按一下進階按鈕。畫面出現進階電子郵件設定對話方塊。