MFP 的数字发送功能可以将扫描的文档直接发送至电子邮箱（电子邮件），从而将纸张上的信息转换为可以共享、存储或编辑的数字图像。 这样，MFP 用户就不必先创建和保存硬稿文档的电子副本，然后再通过邮件应用程序进行发送了。 现在，使用 MFP 只需一步就可完成所有操作。
通过电子邮件设置页面，您可以启用和配置此 MFP 的“发送到电子邮件”功能。
1.
要启用“发送到电子邮件”功能，请单击“电子邮件设置”。
2.
MFP 需要简单邮件传输协议 (SMTP) 网关服务器才能将电子邮件转发到目标电子邮件地址。 要指定 SMTP 网关服务器，请提供以下 SMTP 网关设置：
· 在发送电子邮件...下拉列表框中选择发送电子邮件的方式：
选择通过数字发送服务选项以通过数字发送软件服务将电子邮件发送至 SMTP 网关服务器 （使用“电子邮件设置”页面上配置的设置）。 此方法需要从 MFP 将电子邮件数据发送至服务这一额外步骤，并且需要更强大的电子邮件发送机制。
选择直接从 MFP 选项会将电子邮件直接从 MFP 发送至 SMTP 网关服务器。 另外还必须配置以下信息：
· 在设备 SMTP 网关： 编辑框中，输入将处理 MFP 电子邮件请求的 SMTP 网关服务器的 IP 地址或主机名。 如果您不知道 SMTP 网关的 IP 地址或主机名，可以按查找网关按钮在网络中搜索合适的 SMTP 网关服务器（如果有）。
注：某些 MFP 型号只能识别 IP 地址。 在此情况下，主机名将被转换成等效的 IP 地址。
·
在端口： 编辑框中，输入服务器将通过其处理 SMTP 请求的 TCP/IP 端口号。通常，此端口为 25。
·
在最大附件大小下拉列表中选择 SMTP 网关服务器允许的最大电子邮件附件大小。 如果 MFP 需要发送大于指定最大值的电子邮件附件，该附件将被分成若干小文件并通过多封电子邮件发送。
· 按测试按钮检查指定的 SMTP 网关服务器是否有效以及是否正常工作。
注： 在较旧的 MFP 型号中， 只能使用通过数字发送服务选项。 而其它某些 MFP 型号则可能只支持直接从 MFP 选项。
3.
如果未在此 MFP 上启用验证，MFP 将要求用户在 MFP 控制面板的“发件人：” 字段中输入电子邮件地址，才能发送电子邮件（指明邮件发件人）。 如果用户未提供电子邮件地址，MFP 将改为使用默认“发件人：” 地址：
·
在电子邮件地址编辑框中，输入将充当默认发件人的人员的电子邮件地址。
· 或者输入显示名称。 在此处输入的名称会在 MFP 用户首次启动“发送到电子邮件”操作时显示在“发件人：”字段中。 此字段可用于向 MFP 用户显示一些说明（如 "请在此处键入您的电子邮件地址"）。
注： 如果未提供显示名称，在 电子邮件地址字段中输入的值将显示在“发件人：” 字段中。
· 要阻止 MFP 用户更改“发件人：” 字段，请选中阻止设备用户更改默认“发件人：” 地址复选框。 这可防止用户冒充他人。
4.
或者，在默认主题编辑框中，输入 MFP 用户在编写电子邮件时将最先显示在主题字段中的主题。 您还可以使用此字段向 MFP 用户显示一些说明（如 "请键入邮件主题"）。
5.
要配置发送到电子邮件高级功能，请单击高级按钮。 高级电子邮件设置对话框将显示。