Mit Hilfe der Digital Sending-Funktionen des MFP-Geräts können gescannte Dokumente direkt an elektronische Mailboxen (E-Mail) gesendet werden. Informationen auf Papier werden so zu digitalen Bildern, die gemeinsam genutzt, gespeichert oder bearbeitet werden können. Dadurch muss der Benutzer eines MFP-Geräts nicht zuerst eine elektronische Kopie eines Dokuments auf Papier erstellen, speichern und im Anschluss daran mit Hilfe der E-Mail-Anwendung senden. All das kann jetzt zusammen in einem Schritt am MFP-Gerät erfolgen.
Auf der Seite E-Mail-Einstellungen können Sie die Funktionen "An E-Mail senden" dieses MFP-Geräts aktivieren und konfigurieren.
1. Klicken Sie zum Aktivieren der Funktion "An E-Mail senden" auf "E-Mail-Einstellungen".
2. Für das MFP-Gerät ist ein SMTP-Gateway-Server (Simple Mail Transport Protocol) zum Weiterleiten von E-Mail-Nachrichten an Ziel-E-Mail-Adressen erforderlich. Geben Sie zum Festlegen eines SMTP-Gateway-Servers folgende SMTP-Gateway-Einstellungen an:
· Wählen Sie in der Dropdown-Liste E-Mails senden... aus, wie E-Mail-Nachrichten versendet werden sollen:
Wenn Sie die Option zum Senden über den Digital Sending-Dienst auswählen, werden E-Mail-Nachrichten über die Software für den Digital Sending-Dienst an den SMTP-Gateway-Server gesendet (unter Verwendung der auf der Seite "E-Mail-Einstellungen" konfigurierten Einstellungen). Bei dieser Methode fällt der zusätzliche Schritt an, die E-Mail-Daten vom MFP-Gerät an den Dienst zu senden. Es wird jedoch eine stabilere Methode für das Versenden der E-Mails verwendet.
Wenn Sie die Option zum direkten Senden vom MFP-Gerät auswählen, werden E-Mail-Nachrichten vom MFP-Gerät direkt an den SMTP-Gateway-Server gesendet. Folgende Informationen müssen ebenfalls festgelegt werden:
· Geben Sie im Feld SMTP-Gateway des MFP-Geräts die IP-Adresse oder den Hostnamen des SMTP-Gateway-Servers ein, der die E-Mail-Anfragen vom MFP-Gerät verarbeitet. Wenn Sie IP-Adresse oder Hostnamen des SMTP-Gateways nicht kennen, drücken Sie die Taste Gateways suchen, um das Netzwerk nach einem geeigneten SMTP-Gateway-Server zu durchsuchen (falls ein solcher vorhanden ist).
Hinweis: Nur von einigen MFP-Modellen werden IP-Adressen erkannt. In diesen Fällen werden Hostnamen zur entsprechenden IP-Adresse konvertiert.
· Geben Sie im Feld ANSCHLUSS: die TCP/IP-Anschlussnummer ein, über die der Server SMTP-Anforderungen verarbeitet. In der Regel handelt es sich hierbei um den Anschluss 25.
· Wählen Sie in der Dropdown-Liste Maximale Anhanggröße die maximale Größe aus, die bei Ihrem SMTP-Gateway-Server für E-Mail-Anhänge zulässig ist. Wenn vom MFP-Gerät ein größerer E-Mail-Anhang als die angegebene Maximalgröße gesendet werden muss, wird der Anhang in kleinere Dateien aufgeteilt, und es werden mehrere E-Mail-Nachrichten gesendet.
· Drücken Sie die Taste Test, um sicherzustellen, dass der angegebene SMTP-Gateway-Server gültig und funktionsfähig ist.
Hinweis: Bei älteren MFP-Modellen ist nur die Option für das Senden über den Digital Sending-Dienst verfügbar. Bei manchen MFP-Modellen ist dagegen möglicherweise nur die Option für das Senden direkt vom MFG-Gerät verfügbar.
3. Wenn auf dem MFP-Gerät die Authentifizierung nicht aktiviert ist, erfordert das MFP-Gerät, dass der Benutzer im Feld "Von:" im Bedienfeld des MFP-Geräts eine E-Mail-Adresse eingibt, damit eine E-Mail-Nachricht gesendet werden kann (zum Bezeichnen des Absenders der Nachricht). Wenn der Benutzer keine E-Mail-Adresse angibt, wird vom MFP-Gerät die Standard-"Von:"-Adresse verwendet:
· Geben Sie im Feld E-Mail-Adresse die E-Mail-Adresse der Person ein, die standardmäßig der Absender ist.
· Optional können Sie den Anzeigenamen eingeben. Der hier eingegebene Name wird im Feld "Von:" angezeigt, wenn der MFP-Benutzer den Vorgang "An E-Mail senden" erstmals durchführt. In diesem Feld können Anweisungen für den MFP-Benutzer angezeigt werden (z. B. "Hier bitte E-Mail-Adresse eingeben").
Hinweis: Wenn kein Anzeigename angegeben ist, wird der im Feld E-Mail-Adresse eingegebene Wert im Feld "Von:" angezeigt.
· Um zu verhindern, dass der MFP-Benutzer die Daten im Feld "Von:" ändert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer darf Standardadresse "Von:" nicht ändern. So wird verhindert, dass ein Benutzer einen anderen Benutzer verkörpert.
4. Optional können Sie im Feld Standard-Betreff einen Betreff eingeben, der zunächst im Feld Betreff angezeigt wird, wenn der MFP-Benutzer eine E-Mail-Nachricht verfasst. In diesem Feld können auch Anweisungen für den MFP-Benutzer angezeigt werden (z. B. "Bitte einen Betreff für die Nachricht eingeben").
5. Klicken Sie zum Konfigurieren der erweiterten Funktionen An E-Mail senden auf die Schaltfläche Erweitert. Das Dialogfeld Erweiterte E-Mail-Einstellungen wird angezeigt.
[Allgemeine Einstellungen] [Fax-Sendeeinstellungen ] [Adressierungseinstellungen] [Adressbuch] [Voreinstellungen] [Protokollseite]