匯入/匯出

使用此頁可在裝置上匯入及匯出通訊錄與使用者資訊。

當您將資料匯入裝置時，即會新增電子郵件地址、傳真號碼或使用者記錄，以便能夠在此裝置上進行存取。這將有助於簡化起始清單的建立程序，或使 HP 裝置隨著組織的變化而保持最新狀態。

當您匯出記錄時，即會將電子郵件、傳真或使用者記錄從裝置儲存至電腦上的檔案中。然後，您可以將此檔案作為資料備份，或使用它來將記錄匯入其他 HP 裝置。要獲得相關匯出說明，請參閱下面的匯出通訊錄。

選項 1：匯入通訊錄

您可以先建立逗點分隔值 (CSV) 格式的檔案，以便匯入通訊錄資訊。CSV 格式是在資料庫程式或裝置之間傳送資料的一種常用資料格式。此檔案可以使用試算表程式 (如 Microsoft Excel) 或文字程式 (如 Microsoft 記事本) 建立。建立此檔案後，您必須將其儲存或匯出為 .CSV 檔案類型。您也可以從 Microsoft Outlook 或其他電子郵件用戶端匯出聯絡人，然後將其儲存為 .CSV 檔案以建立資料檔案 (要獲得更多資訊，請參閱使用 Microsoft Outlook 建立匯入檔案。

CSV 檔案範例位於匯入檔案格式範例主題中。在下面的範例中，試算表範例後面緊跟的是文字檔案範例。您可以使用對於您而言最簡單的工具。

要匯入通訊錄或使用者資料，請執行下列操作：

1. 建立包含標題列以及資料所需欄的資料檔案。可以使用下列欄：
   1. name (或「first name」與「last name」)
   2. address
   3. dlname
   4. faxnumber
   5. speeddial
   6. code
   7. pin

   註：address 欄位亦可稱為「E-mail」或「E-mail Address」。faxnumber 欄位亦可稱為「Business Fax」或「Home Fax」。

   標題列就是試算表或檔案的第一列。例如，在下面的 Excel 檔案範例中，標題檔案是試算表的第 1 列。

   

   在下面的文字檔案範例中，標題列是第一行文字。

   

2. 在標題列之後，新增包含每個通訊錄或使用者記錄的列。請參閱下面的所需資料與記錄限制部分，以瞭解每種記錄需要哪些欄。

   您可以具有空白欄，如下面的 Excel 試算表範例中所示。如果要建立文字匯入檔案，則僅需插入一個逗號以代表每個空白欄位，如下面的文字檔案範例中所示。

   

   

   如果欄位中的資料包含逗號，則該欄位中的資料必須用引號包圍，例如：

   "Smith, Joe"
   如果要使用 Excel 建立匯入檔案，則無需輸入引號。在將檔案轉換為 .CSV 檔案時，Excel 會自動插入引號。

   註：要查看更多的 CSV 檔案範例，請參閱匯入檔案格式範例主題。

3. 儲存匯入檔案。

   如果要在 Excel 中建立匯入檔案，請從檔案功能表中選擇另存新檔，然後在檔案類型下拉式方塊中選擇 .CSV (逗號分隔)(*.csv)。

   如果要建立文字檔案，請從檔案功能表中選擇另存新檔，然後鍵入 .csv 以取代 .txt 檔案副檔名。

4. 要將來源檔案匯入裝置，請在「匯入/匯出」頁中按一下通訊錄檔案名稱欄位旁邊的瀏覽...，以瀏覽至電腦上的來源檔案。

5. 按一下匯入以將資料檔案匯入裝置。視網路速度而定，每 1,000 筆記錄的匯入程序大約需要 1 分鐘。

   匯入程序完成時會出現一則訊息，說明已成功匯入多少筆記錄，以及是否發生任何匯入錯誤。請參閱匯入錯誤主題以獲得錯誤及其可能原因的完整清單。

所需資料與記錄限制

每種記錄的所需資料如下所示：

¹ address 欄位亦可稱為「E-mail」或「E-mail Address」。
faxnumber 欄位亦可稱為「Business Fax」或「Home Fax」。

² 視所用語言而定，最大長度可能會更少。

³ 電子郵件地址與分組清單的合計總數必須為 2,000 個項目或更少。

⁴ 「speeddial」欄位包含快速撥號的名稱，例如「Johnson Janitorial」，「code」欄位包含快速撥號代碼 (介於 0 與 99 之間的數字)，例如 08。可接受一或兩位數字，例如可使用 06 或 6。

使用 Microsoft Outlook 建立匯入檔案

如果您在 Microsoft Outlook 中儲存了聯絡人，則可將其匯出為 .CSV 檔案，然後使用該檔案將其匯入裝置。請按照以下說明，使用 Microsoft Outlook 建立 .CSV 檔案。

1. 從 Outlook 檔案 功能表中，選擇匯入及匯出...。
2. 在「匯入及匯出精靈」中，選擇匯出至檔案，然後按一下下一步。
3. 選擇 Comma Separated Values (DOS)，然後按一下下一步。
4. 選擇連絡人資料夾，然後按一下下一步。
5. 鍵入副檔名為 .CSV 的檔案名稱。按一下瀏覽以選擇要在電腦上儲存檔案的位置。按一下下一步。
6. 按一下完成以完成精靈並匯出檔案。
7. 按照匯入說明中的步驟 4 與 5，將 .CSV 檔案匯入裝置。

選項 2：匯出通訊錄

您也可以匯出裝置中儲存的通訊錄或使用者資訊。此資料將匯出為 CSV 檔案，其格式與以上所述相同，即包含一個標題列，後面緊跟著代表每個使用者或通訊錄記錄的列。

要匯出資料，請執行下列操作：

1. 選擇步驟 1 下所示的其中一個或多個核取方塊。

2. 在步驟 2 下，鍵入匯出檔案的名稱。

3. 按一下匯出以開始匯出程序。

   在出現的對話方塊中，按一下儲存，然後選擇要儲存該檔案的位置。

   如果匯出程序失敗，則會顯示一則錯誤訊息。如果發生此情況，請等待幾分鐘，然後再次嘗試匯出。

您可以在試算表程式 (如 Microsoft Excel) 或文字程式 (如記事本) 中開啟匯出檔案。

如果您已選擇匯出電子郵件地址核取方塊，則在 Excel 中開啟後，匯出檔案將類似於以下所示：

如果在記事本中開啟，它將類似於以下所示：

如果您已選擇匯出傳真地址，匯出檔案將類似於以下所示：

如果您已選擇匯出使用者記錄，匯出檔案將類似於以下所示：

選項 3： 清除通訊錄

依預設，按一下清除通訊錄按鈕可清除裝置的所有通訊錄資料 (電子郵件、傳真和授權的使用者資料)。 您也可以指定清除個別的通訊錄，但可能無法個別清除電子郵件位址和電子郵件分組清單。

您可能想要先清除所有通訊錄，再將裝置移到公司的新位置，或從其他裝置匯入通訊錄資料。

要清除一或多個通訊錄，請執行下列步驟：

1. 選擇步驟 3： 清除通訊錄下所示的其中一個或多個核取方塊。
2. 按一下清除通訊錄來清除所選通訊錄的資料。

畫面出現警告對話方塊，指示選擇刪除的通訊錄。 按一下確定以確認此動作。 清除後，就無法恢復資料。

按下「確定」後，將清除通訊錄資料並返回原始的頁面。 接著顯示已清除的通訊錄清單。

匯入檔案格式範例

匯入資料檔案可以使用 Microsoft Excel 或文字檔案程式 (如記事本) 建立。您可以在下面找到多個匯入資料檔案範例。

要瞭解 Excel 檔案格式，請參閱 Excel 檔案，要瞭解文字檔案格式，請參閱文字檔案。

Excel 檔案

用於匯入電子郵件地址的 Excel 檔案範例

註：如果您要匯入的裝置啟用了電子郵件地址檢查功能，則電子郵件地址必須包含 @ 符號。

註：您也可以使用下列兩個欄位來取代「name」欄位：「first name」與「last name」。

用於匯入傳真號碼的 Excel 檔案範例

註：傳真號碼的格式可以如此處所示，或者包含或不含空格。它還可以包含下列標點符號：
逗號或空格 + - ( ) [ ] *。

用於匯入相同檔案中傳真號碼與電子郵件地址的 Excel 檔案範例

註：如果要匯入同一個人或企業的電子郵件地址與傳真號碼，您可以將其結合為一筆記錄，如以上的「Accounting Dept.」記錄所示，或者將其匯入為個別記錄：一個代表電子郵件地址，另一個代表傳真號碼。

用於匯入電子郵件分組清單的 Excel 檔案範例

註：分組清單名稱可以包含字母、數字及標點符號的任意組合。

註：分組清單最多可以包含 2,000 個電子郵件地址。每個電子郵件地址均必須新增到個別記錄中。

用於匯入傳真快速撥號的 Excel 檔案範例

註：「speeddial」欄位可以包含字母、數字及標點符號的任意組合。「code」欄位包含快速撥號代碼 (介於 0 與 99 之間的 1 或 2 位數字)。

註：快速撥號最多可以包含與單一快速撥號代碼關聯的 100 個傳真號碼。每個傳真號碼均必須新增到個別記錄中。

用於匯入使用者記錄的 Excel 檔案範例

註：「pin」必須為介於 4 與 8 位數之間的數值。

文字檔案

用於匯入電子郵件地址的文字檔案範例

註：如果任何欄位包含逗號，則該欄位的內容必須用引號包圍，如上所示。

註：如果您要匯入的裝置啟用了電子郵件地址檢查功能，則電子郵件地址必須包含 @ 符號。

註：您也可以使用下列兩個欄位來取代「name」欄位：「first name」與「last name」。

用於匯入傳真號碼的文字檔案範例

註：傳真號碼的格式可以如此處所示，或者包含或不含空格。 它還可以包含下列標點符號：
空格或逗號 + - ( ) [ ] *

用於匯入相同檔案中傳真號碼與電子郵件地址的文字檔案範例

註：如果要匯入同一個人或企業的電子郵件地址與傳真號碼，您可以將其結合為一筆記錄，如以上的「Accounting Dept.」記錄所示，或者將其匯入為個別記錄：一個代表電子郵件地址，另一個代表傳真號碼。

用於匯入電子郵件分組清單的文字檔案範例

註：分組清單名稱可以包含字母、數字及標點符號的任意組合。

註：分組清單最多可以包含 2,000 個電子郵件地址。每個電子郵件地址均必須新增到個別記錄中。

用於匯入傳真快速撥號的文字檔案範例

註：「speeddial」欄位可以包含字母、數字及標點符號的任意組合。「code」欄位包含快速撥號代碼 (介於 0 與 99 之間的 1 或 2 位數字)。

註：快速撥號最多可以包含與單一快速撥號代碼關聯的 100 個傳真號碼。每個傳真號碼均必須新增到個別記錄中。

用於匯入使用者記錄的文字檔案範例

註：「pin」必須為介於 4 與 8 位數之間的數值。

匯入錯誤

將資料匯入裝置時，您可能會遇到下列錯誤訊息。請查看原因欄，瞭解導致發生錯誤的可能原因以及如何解決錯誤。