電子郵件通訊錄

電子郵件通訊錄是裝置中儲存的電子郵件地址清單。該通訊錄可以儲存常用的電子郵件地址，以便您在從 MFP 的前控制面板傳送文件時可以快速選擇合適的電子郵件地址。「電子郵件通訊錄」頁可讓您一次新增一個電子郵件地址，以及編輯裝置中已經儲存的電子郵件地址。

您也可以使用「匯入/匯出」功能，將大型常用電子郵件地址清單一次全部載入裝置中，而不是每次只新增一個地址。

如果要將電子郵件地址新增至多個裝置，最好先將其新增至其中一個裝置，對清單進行任何必要的編輯，然後再使用「匯入/匯出」功能傳送這些地址。

選項 1：新增項目

您最多可以增加合計總數 2,000 個的電子郵件地址與分組清單。

您可以按一下新增電子郵件地址...來新增電子郵件地址。這樣，您就會進入「新增電子郵件地址」頁，其中包含指導您完成該工作的說明。

新增電子郵件地址

要新增電子郵件地址，請執行下列操作：

1. 按一下新增電子郵件地址...。新增電子郵件地址頁將會出現。

2. 在名稱欄位中鍵入人員姓名。該姓名是使用者搜尋電子郵件地址時，在裝置控制面板清單中顯示的姓名。視所用語言而定，最大長度為 245 個字元或更少。

3. 在電子郵件地址欄位中鍵入電子郵件地址。它必須少於 255 個字元。

   註：如果已在裝置上啟用電子郵件地址驗證，則電子郵件地址必須具有 @ 符號。

4. 按一下套用以將新的電子郵件地址儲存至裝置。

新增分組清單

要新增電子郵件分組清單，請執行下列操作：

1. 按一下新增分組清單...。新增電子郵件分組清單頁將會出現。

2. 在分組清單名稱欄位中鍵入新的分組清單名稱。視所用語言而定，最大長度為 128 個字元或更少。

3. 選擇名稱以新增至新的分組清單，然後按一下 新增-->。 在使用滑鼠點選並反白每個名稱時，按住 Ctrl 鍵以選擇多個名稱，然後按 新增-->。
   另一個選擇電子郵件地址的方式是在搜尋欄位中鍵入名稱，或是名稱的前幾個字母，以尋找特定電子郵件地址。 在通訊錄中所做的選擇會自動移至您鍵入的名稱。
   (按一下<--移除即可從分組清單中移除名稱，並將其返回至通訊錄清單。 要移除多個名稱，請在點選並反白每個名稱的時候按住 Ctrl 鍵，然後按一下<--移除。)

4. 完成新增項目後，請按套用以將新的分組清單儲存至裝置。

   註： 要取消您新增的項目，請按一下取消。確認取消頁將會出現。 按一下確定 以取消操作而且不保留您剛剛新增的項目，或按取消 返回之前的頁面，但保留變更。

選項 2：編輯或刪除現有項目

您可以編輯或刪除裝置中儲存的任何電子郵件地址或分組清單。

編輯電子郵件地址

要編輯現有項目，請執行下列操作：

1. 選擇要編輯的電子郵件地址。您可以在搜尋欄位中鍵入名稱以尋找特定電子郵件地址。

2. 按一下編輯項目...。編輯電子郵件地址頁將會出現。

3. 在名稱與電子郵件地址欄位中進行必要的變更。

4. 按一下套用以儲存所做的編輯。

編輯電子郵件分組清單

要編輯現有的電子郵件分組清單，請執行下列操作：

1. 選擇要編輯的電子郵件分組清單。

2. 按一下編輯項目...。編輯電子郵件分組清單頁將會出現。

3. 要新增分組清單成員，請從通訊錄清單選擇電子郵件地址，然後按 新增-->。
   
   (按一下 <--移除以從分組清單成員中移除電子郵件地址，並將其返回至通訊錄清單。 要移除多個電子郵件地址，請在點選並反白每個地址的時候按住 Ctrl 鍵，然後按一下<--移除。)

4. 按一下 套用 以儲存所做的編輯。

   註：要取消您的變更，請按取消。確認取消頁將會出現。 按一下確定 以取消操作而且不保留您剛剛新增的項目，或按取消 返回之前的頁面，但保留變更。

刪除電子郵件地址

要刪除現有項目，請執行下列操作：

1. 選擇要刪除的電子郵件地址。您可以在搜尋欄位中鍵入名稱以尋找特定電子郵件地址。

2. 按一下刪除項目...。刪除電子郵件地址頁將會出現。

   註：如果要從裝置上刪除所有電子郵件地址，請按一下刪除所有項目...。如果要先製作電子郵件的備份副本，則可使用裝置的「匯入/匯出」功能。

3. 在顯示的頁面中，將會提示您確認刪除選定的電子郵件地址。電子郵件項目一旦刪除就無法恢復。按一下確定以確認選擇。電子郵件地址清單將會刪除。

刪除電子郵件分組清單

要刪除現有的電子郵件分組清單，請執行下列操作：

1. 選擇要刪除的電子郵件分組清單。

2. 按一下刪除項目...。刪除電子郵件分組清單頁將會出現。

   註： 如果要先製作電子郵件分組清單的備份副本，則可使用裝置的「匯入/匯出」功能。

3. 在顯示的頁面中，將會提示您確認刪除選定的電子郵件分組清單。電子郵件分組清單一旦刪除就無法恢復。按一下確定以確認選擇。電子郵件分組清單將會刪除。

錯誤訊息

新增、編輯或刪除電子郵件地址或傳真號碼時，您可能會遇到下列錯誤。此表中的原因欄顯示了錯誤的可能原因。