导入/导出

使用此页面可以将通讯簿和用户信息导入设备，也可以将其从设备中导出。

将数据导入设备时，系统会将新电子邮件地址、传真号或用户记录添加到设备上，从而可通过设备访问这些数据。这有助于轻松创建初始列表或让您的 HP 设备始终保持最新信息，以反映组织更改。

导出记录时，系统会将电子邮件、传真或用户记录从设备保存到计算机上的文件中。随后，您便可以将此文件用作数据备份，或者用它将记录导入其它 HP 设备。有关导出说明，请参阅下面的导出通讯簿。

选项 1：导入通讯簿

您可以先以逗号分隔值 (CSV) 格式创建一个文件，然后导入通讯簿信息。CSV 格式是一种常用数据格式，通常用于在数据库程序或设备之间传输数据。可以使用电子表格程序（如 Microsoft Excel）或文本程序（如 Microsoft Notepad）来创建此文件。创建文件后，您必须确保将其另存为或导出为 .CSV 文件类型。您还可以通过以下方式创建数据文件：从 Microsoft Outlook 或其它电子邮件客户程序导出联系人并将其另存为 .CSV 文件（有关详情，请参阅使用 Microsoft Outlook 创建导入文件。

可以从导入文件格式示例主题中找到 CSV 文件示例。在下面的示例中，先是电子表格示例，后面是文本文件示例。您可以使用对您最方便的工具。

要导入通讯簿或用户数据，请执行以下操作：

  1. 创建一个数据文件，其中包含您的数据所需的列的标题行。可以使用以下列：

    1. name（或“first name”和“last name”）
    2. address
    3. dlname
    4. faxnumber
    5. speeddial
    6. code
    7. pin

    注：address 字段也可称为“E-mail”或“E-mail Address”。faxnumber 字段也可称为“Business Fax”或“Home Fax”。

    标题行就是电子表格或文件的第一行。例如，在下面的 Excel 文件样本中，标题文件即是电子表格的第一行。

    Excel 文件示例

    在下面的文本文件样本中，标题行是第一个文本行。

    文本文件示例

  2. 在标题行后面，添加包含每个通讯簿或用户记录的行。请参阅下面的所需数据和记录限制部分，找出每种记录所需的列。

    您可以使用空白列，如下面的 Excel 电子表格示例所示。如果创建文本导入文件，则只需为每个空白字段插入一个逗号，如下面的文本文件样本所示。

    如果字段中的数据包含逗号，则必须用引号将该字段中的数据引起来，例如

    “Smith, Joe”。
    如果使用 Excel 创建导入文件，则无需输入引号。将文件转换为 .CSV 文件时，Excel 会自动将其插入。

    注：有关 CSV 文件的更多示例，请参阅导入文件格式示例主题。

  3. 保存导入文件。

    如果用 Excel 创建，请从文件菜单选择另存为，然后从保存类型下拉框中选择 .CSV（逗号分隔）(*.csv)。

    如果创建文本文件，请从文件菜单选择另存为，然后键入 .csv 代替 .txt 文件扩展名。

  4. 要将源文件导入设备，请在“导入/导出”页面上单击通讯簿文件名字段旁边的浏览...，浏览到计算机上的源文件。

  5. 单击导入将数据文件导入设备。每导入 1000 条记录大约需要 1 分钟，具体取决于网络速度。

    导入过程完成后，屏幕将显示一则消息，指明已成功导入的记录数以及是否存在任何导入错误。有关错误和可能原因的完整列表，请参阅导入错误主题。

所需数据和记录限制

每种记录所需的数据如下：

记录类型

所需数据   

最大字段长度

最大记录数

电子邮件地址

name（或“first name”和“last name”）
address1

245 个字符2
255 个字符

2,0003

用户记录

name
pin
address1

245 个字符2
4-8 位数
255 个字符

2,000

电子邮件通讯组列表   

name
address1
dlname

245 个字符2
255 个字符
245 个字符2

2,0003

传真号

name
faxnumber1

245 个字符2
50 个字符

2,000

传真快速拨号

faxnumber1
speeddial4
code4

50 个字符
31 个字符
2 位数

100 个快速拨号，
每个最多包含 100 个条目

1 address 字段也可称为“E-mail”或“E-mail Address”。
faxnumber 字段也可称为“Business Fax”或“Home Fax”。

2 视所用语言而定，允许的最大长度可能更小。

3 电子邮件地址与通讯组列表的组合总数不能超过 2,000 个条目。

4“speeddial”字段包含快速拨号名称（如“Johnson Janitorial”），“code”字段包含快速拨号代码（0 至 99 之间的数字，如 08），可接受一位或两位数，例如可以使用 06 或 6。

使用 Microsoft Outlook 创建导入文件

如果您有联系人信息保存在 Microsoft Outlook 中，则可以将其导出为 .CSV 文件，然后用该文件将这些信息导入设备。请按照以下说明使用 Microsoft Outlook 创建 .CSV 文件。

  1. 从 Outlook 的文件菜单选择导入和导出...。
  2. 在“导入和导出向导”中选择导出到一个文件，然后单击下一步。
  3. 选择以逗号为分隔符 (DOS)，然后单击下一步。
  4. 选择联系人文件夹并单击下一步。
  5. 键入扩展名为 .CSV 的文件名称。单击浏览，在计算机上选择要保存文件的位置。单击下一步。
  6. 单击完成以完成向导并导出文件。
  7. 按导入说明中的步骤 4 和 5 将 .CSV 文件导入设备。

选项 2：导出通讯簿

您还可以导出保存在设备中的通讯簿或用户信息。系统会将此数据导出到与上文所述格式相同的 CSV 文件，文件中有一个标题行，后面是每个用户或通讯簿记录行。

要导出数据，请执行以下操作：

  1. 选择在步骤 1 中显示的一个或多个复选框。

  2. 在步骤 2 中，键入导出文件的名称。

  3. 单击导出启动导出流程。

    在显示的对话框中单击保存，然后选择要保存文件的位置。

    如果导出流程失败，则将显示错误消息。此时，请等待几分钟，然后尝试重新导出。

您可以用电子表格程序（如 Microsoft Excel）或文本程序（如 Notepad）打开导出文件。

如果已选择导出电子邮件地址复选框，则使用 Excel 打开导出文件时，其外观将类似于：

导出文件示例

如果用 Notepad 打开，其外观将类似于：

导出文本文件示例

如果已选择导出传真地址，则导出文件外观将类似于：

如果已选择导出用户记录，则导出文件外观将类似于：

选项 3：清除通讯簿

默认情况下，单击清除通讯簿按钮可以清除设备中的所有通讯簿数据（电子邮件、传真和授权用户数据）。您还可以指定清除个别通讯簿，尽管可能不能单独清除电子邮件地址和电子邮件通讯组列表。

在将设备移至您公司的另一个区域或者从其它设备导入通讯簿数据之前，您可能需要清除所有通讯簿。

要清除一个或多个通讯簿，请执行以下操作：

  1. 选择在选项 3：清除通讯簿中显示的一个或多个复选框。
  2. 单击清除通讯簿以擦除选定通讯簿中的数据。

    3. 屏幕将出现一个警告对话框，说明哪些通讯簿已被选定并将被删除。单击确定以确认此操作。一旦清除，就无法恢复数据。

    按下“确定”后，通讯簿数据即被清除，随后您将返回原来的页面。屏幕将显示被清除通讯簿的列表。

导入文件格式示例

可以使用 Microsoft Excel 或文本文件程序（如 Notepad）创建导入数据文件。您可以在下面找到许多导入数据文件示例。

有关 Excel 文件格式的示例，请参阅 Excel 文件；有关文本文件格式的示例，请参阅文本文件。

Excel 文件

导入电子邮件地址的 Excel 文件示例

注：如果您要导入的设备启用了电子邮件检查功能，则电子邮件地址必须包含 @ 符号。

注：除“name”字段以外，您还可以选择使用两个字段：first name”和“last name”。

导入传真号的 Excel 文件示例

注：传真号可以为如下格式，其中可以包含空格，也可以不含空格。它还可以包含以下符号：
逗号或空格 + - ( ) [ ] *。

在同一文件中导入传真号和电子邮件地址的 Excel 文件示例

注：如果您同时导入某个人或某企业的电子邮件地址和传真号，则可以将其组合为一条记录，如上面的“Accounting Dept.”记录，也可以将其作为单独记录导入：一条代表电子邮件地址，一条代表传真号。

导入电子邮件通讯组列表的 Excel 文件示例

注：通讯组列表名称可以包含任意字母、数字和标点符号的组合。

注：通讯组列表最多可以包含 2,000 个电子邮件地址。每个电子邮件地址都必须以单独记录的形式添加。

导入传真快速拨号的 Excel 文件示例

注：“speeddial”字段可以包含任意字母、数字和标点符号的组合。“code”字段包含快速拨号代码（一个介于 0 至 99 之间的 1 位或 2 位数字）。

注：快速拨号最多可以包含 100 个与单个快速拨号代码相关的传真号。每个传真号都必须以单独记录的形式添加。

导入用户记录的 Excel 文件示例

注：“PIN”必须是一个介于 4 至 8 位数之间的数值。

文本文件

导入电子邮件地址的文本文件示例

注：如果任何字段包含逗号，则必须用引号将该字段中的内容引起来，如上面所示。

注：如果您要导入的设备启用了电子邮件检查功能，则电子邮件地址必须包含 @ 符号。

注：除“name”字段以外，您还可以选择使用两个字段：“first name”和“last name”。

导入传真号的文本文件示例

注：传真号可以为如下格式，其中可以包含空格，也可以不含空格。它还可以包含以下符号：
空格或逗号 + - ( ) [ ] *

在同一文件中导入传真号和电子邮件地址的文本文件示例

注：如果您同时导入某个人或某企业的电子邮件地址和传真号，则可以将其组合为一条记录，如上面的“Accounting Dept.”记录，也可以将其作为单独记录导入：一条代表电子邮件地址，一条代表传真号。

导入电子邮件通讯组列表的文本文件示例

注：通讯组列表名称可以包含任意字母、数字和标点符号的组合。

注：通讯组列表最多可以包含 2,000 个电子邮件地址。每个电子邮件地址都必须以单独记录的形式添加。

导入传真快速拨号的文本文件示例

注：“speeddial”字段可以包含任意字母、数字和标点符号的组合。“code”字段包含快速拨号代码（一个介于 0 至 99 之间的 1 位或 2 位数字）。

注：快速拨号最多可以包含 100 个与单个快速拨号代码相关的传真号。每个传真号都必须以单独记录的形式添加。

导入用户记录的文本文件示例

注：“PIN”必须是一个介于 4 至 8 位数之间的数值。

导入错误

将数据导入设备时，您可能会看到以下错误消息。请参阅原因列，找出可能的错误原因及解决措施。

错误

原因

快速拨号 [##] 名为 [快速拨号名称]，与导入文件中的名称 ([快速拨号名称]) 不同。请纠正此问题。

设备中已存在您尝试导入的快速拨号代码，但名称不同。在导入文件中使用不同的快速拨号代码。
注：如果要更改快速拨号的名称，您应使用 EWS 中的“传真快速拨号”页面。

名为 [快速拨号名称] 的快速拨号已存储在设备中，但代码不同 ([##])。请纠正此问题。

您正尝试导入的快速拨号代码与已保存在设备中的代码名称相同。请重命名快速拨号代码。

快速拨号代码必须是介于 00 和 99 之间的数字。请调整快速拨号代码。

您正尝试导入的快速拨号代码无效。请使用一个介于 00 和 99 之间的两位数快速拨号代码。

.csv 文件第 [#] 行和第 [#] 行的快速拨号条目代码相同 ([##])，但名称不同（[快速拨号名称] 和 [快速拨号名称])。请纠正此问题。

您正尝试导入两个具有相同代码的快速拨号。请为其中一个快速拨号选择不同的代码。

.csv 文件第 [#] 行和第 [#] 行的快速拨号条目名称相同 ([快速拨号名称])，但代码不同（[##] 和 [##])。请纠正此问题。

您正尝试导入两个具有相同名称的快速拨号。请为其中一个快速拨号指定不同的名称。

快速拨号列表中所允许的最大传真号数为 100。请从 [快速拨号名称] 快速拨号列表中删除部分传真号。

您正尝试导入的快速拨号列表包含太多传真号。请删除部分号码，使列表中的号码减至 100 个或更少。

文件操作失败。请重试。

文件导入过程失败。检查是否提供了指向正确导入文件且格式正确的路径，然后尝试重新导入。如果导入过程再次失败，请重新启动计算机，然后重试。

导入时发生意外 HTTP 错误。

由于内部网页错误，文件导入过程失败。尝试再导入一次。如果导入过程再次失败，请重新启动计算机，然后重试。

标题包含重复字段 [字段名称]。导入时只使用了此列第一个实例中的数据。

导入文件包含两个名称相同的列。导入时，只使用了第一列中的内容。

标题包含无法识别的字段 [字段名称]。

导入文件包含软件无法识别的标题条目。已成功导入其余数据。检查是否导入了所有必需数据。如有必要，请纠正标题中不正确的字段名称，然后重新导入数据。

[电子邮件地址] 不是有效的电子邮件地址。

导入文件包含无效的电子邮件地址。如果设备启用了电子邮件地址验证，则所有电子邮件地址都必须包含 @ 符号。纠正电子邮件地址，然后尝试再导入一次。
提示：您还可以在设备上禁用地址验证，以免出现此错误。

[传真号] 不是有效的传真号。

导入文件包含无效的传真号。传真号可以包含数字 0-9、空格、逗号以及下列符号：+、-、(、)、[、] 或 *。请纠正无效的传真号，然后尝试再导入一次。

[PIN 码] 不是有效的 PIN。

导入文件包含无效的 PIN 码。PIN 码只能包含 0 和 9 之间的数字，并且长度上必须为 4 位数到 8 位数。请纠正无效的 PIN 码并尝试再导入一次。

所选文件的格式不正确，不能导入。有关更多信息，请单击帮助。

导入文件采用了软件无法识别的格式。有关正确格式的信息，请参阅导入/导出说明。纠正导入文件，然后重试。

文件为空或不包含有效记录。有关更多信息，请单击帮助。

导入文件包含软件可以识别的部分标题字段名称，但软件找不到任何有效的导入数据。有关正确格式的信息，请参阅导入/导出说明。纠正导入文件，然后重试。

记录包含的字段太少，无法导入任何通讯簿、列表或快速拨号。

导入文件包含一条或多条数据不完整的记录。例如，只包含名称而没有电子邮件地址或传真号的记录。有关每个记录类型所需字段的信息，请参阅导入/导出说明。纠正记录，然后重试。

[通讯簿名称]：无法添加一条或多条记录，因为已达到最大条目数 ###。

设备通讯簿已满。转至“电子邮件通讯簿”或“传真通讯簿 EWS”页面，删除部分通讯簿条目，或减少尝试导入的记录数。

记录包含无法识别的字符或意外字符。

导入文件包含软件无法处理的字符。例如，如果字段以左引号 (") 开头，但没有右引号，软件将不知道如何继续。纠正导入文件，然后重试。

请输入逗号分隔文件 (.csv)。有关更多信息，请单击帮助。

您正尝试导入的文件没有 .CSV 文件扩展名。请纠正文件，然后重试。

所选文件不存在或不在指定位置。请检查选择的文件是否有效，然后重试。

软件在您指定的位置找不到导入文件。

字段 [字段名称] 已超过 ### 个字符的字段长度限制。请缩短文本长度。

导入文件指定字段中的某个条目太长。请缩短条目，然后重试。

操作失败，因为其他用户正在使用通讯簿。

如果其他人正在更改设备上的通讯簿数据，您将无法完成导入。请等待几分钟，然后重试。