Adressbok för e-post

En adressbok för e-post är en lista med e-postadresser som finns lagrad i enheten. I adressboken kan du lagra e-postadresser som används ofta så att du snabbt kan välja rätt e-postadress när du skickar ett dokument från MFP-enhetens frontpanel. På sidan Adressbok för e-post kan du lägga till e-postadresser en i taget och redigera e-postadresser som redan har sparats.

Du kan även använda funktionen Importera/exportera till att läsa in många e-postadresser som du använder ofta samtidigt, i stället för att lägga till dem en i taget.

Om du vill lägga till e-postadresser till flera enheter är det bäst att lägga till dem i en enhet, göra eventuella redigeringar av listan och sedan använda funktionen Importera/exportera till att överföra adresserna.

Alt 1: Lägg till nya poster

Du kan lägga till upp till totalt 2 000 e-postadresser och distributionslistor.

Du kan lägga till en e-postadress genom att klicka på Lägg till e-postadress.... Då öppnas sidan Lägg till e-postadress som innehåller anvisningar för hur du slutför uppgiften.

Lägga till en e-postadress

Så här lägger du till en ny e-postadress:

Klicka på Lägg till e-postadress.... Sidan Lägg till e-postadress visas.
Ange personens namn i fältet Namn. Det är det namnet som visas i listan på kontrollpanelen på enheten när en användare söker efter motsvarande e-postadress. Största tillåtna längd är 245 tecken, eller mindre, beroende på vilket språk som används.
Ange e-postadressen i fältet E-postadress. Den måste vara kortare än 255 tecken.

Obs! Om validering av e-postaddress har aktiverats i enheten måste e-postadressen innehålla ett @-tecken.
Klicka på Verkställ så sparas den nya e-postadressen i enheten.

Lägga till en distributionslista

Så här lägger du till en ny e-postdistributionslista:

Klicka på Lägg till distributionslista. Sidan Lägg till e-postdistributionslista visas.
Skriv det nya namnet för distributionslistan i fältet Listnamn. Största tillåtna längd för namnet är 128 tecken, eller mindre, beroende på vilket språk som används.
Välj namnet som ska läggas till i den nya distributionslistan och klicka på Lägg till-->. Välj flera namn genom att trycka på och hålla ned Ctrl samtidigt som du använder musen för att klicka på och markera namnet. Klicka sedan på Lägg till-->.

Ett annat sätt att välja e-postadress är att skriva namnet eller de första bokstäverna i namnet i sökfältet och på så sätt hitta en viss e-postadress. Markeringen i adressboken flyttas automatiskt till det namn som du har skrivit.
(Klicka på <--Ta bort om du vill ta bort ett namn från den nya distributionslistan och returnera det till adressbokslistan. Om du vill ta bort flera namn trycker du på och håller ned Ctrl samtidigt som du klickar på och markerar respektive namn. Klicka sedan på <--Ta bort.)
När du har lagt in posterna klickar du på Verkställ och sparar den nya distributionslistan i enheten.
Obs! Om du vill avbryta inmatningen av poster klickar du på Avbryt. Sidan Bekräfta avbryt visas. Klicka på OK när du vill avbryta processen och förlora de poster som du har lagt till eller klicka på Avbryt om du vill återgå till föregående sida utan att förlora ändringarna.

Alt 2: Redigera eller ta bort befintliga poster

Du kan redigera eller ta bort e-postadresser eller distributionslistor som har sparats i enheten.

Redigera en e-postadress

Så här redigerar du en befintlig post:

Välj den e-postadress som du vill redigera. Du kan söka efter en e-postadress genom att ange ett namn i sökfältet.
Klicka på Redigera post.... Sidan Redigera e-postadress visas.
Gör önskade ändringar i fälten Namn och E-postadress.
Klicka på Verkställ så sparas redigeringarna.

Redigera en e-postdistributionslista

Så här redigerar du en befintlig e-postdistributionslista:

Välj den e-postdistributionslista som du vill redigera.
Klicka på Redigera post.... Sidan Redigera e-postdistributionslista visas.
Om du vill lägga till Medlemmar i distributionslistan väljer du e-postadresser i listan i adressboken och klickar på Lägg till-->.
(Klicka på <--Ta bort om du vill ta bort en e-postadress i Medlemmar i distributionslistan och återgå till listan i adressboken. Om du vill markera flera e-postadresser trycker du på och håller ned Ctrl samtidigt som du klickar på och markerar respektive adress. Klicka sedan på <--Ta bort.)
Klicka på Verkställ så sparas redigeringarna.
Obs! Om du vill avbryta ändringarna klickar du på Avbryt. Sidan Bekräfta avbryt visas. Klicka på OK när du vill avbryta processen och förlora de ändringar som du har gjort eller klicka på Avbryt om du vill återgå till föregående sida utan att förlora ändringarna.

Ta bort en e-postadress

Så här tar du bort en befintlig post:

Välj den e-postadress som du vill ta bort. Du kan söka efter en e-postadress genom att ange ett namn i sökfältet.
Klicka på Ta bort post.... Sidan Ta bort e-postadress visas.

Obs! Om du vill ta bort alla e-postadresser från enheten klickar du på Ta bort alla poster.... Du kan göra en säkerhetskopia av e-postadresserna först med hjälp av funktionen Importera/exportera.
På sidan som visas uppmanas du att bekräfta borttagningen av den valda e-postadressen. Det går inte att återställa en e-postpost när den har tagits bort. Klicka på OK när du vill bekräfta valet. E-postadresslistan tas bort.

Ta bort en e-postdistributionslista

Så här tar du bort en befintlig e-postdistributionslista:

Välj den e-postdistributionslista som du vill ta bort.
Klicka på Ta bort post.... Sidan Ta bort e-postdistributionslista visas.

Obs! Du kan göra en säkerhetskopia av e-postdistributionslistan först med hjälp av funktionen Importera/exportera.
På sidan som visas uppmanas du att bekräfta borttagningen av den valda e-postdistributionslistan. Det går inte att återställa en e-postdistributionslista när den har tagits bort. Klicka på OK när du vill bekräfta valet. E-postdistributionslistan tas bort.

Felmeddelanden

Följande fel kan uppstå när du lägger till, redigerar eller tar bort e-postadresser eller faxnummer. I kolumnen Orsak i den här tabellen anges en möjlig orsak till felet.

Fel	Orsak
Namnet som du angav finns redan i adressboken. Ange ett namn som inte finns i adressboken.	Det måste finnas ett namn associerat till varje e-postadress eller faxnummer.
Underhåll av enheten utförs av Digital Sending-programvaran på [ip address]. Konfigurera enheten med hjälp av Windows-konfigurationsverktyget.	Du kan konfigurera enheten med Windows-konfigurationsverktyget Digital Send Service eller den inbyggda webbservern (EWS), men inte med båda. Öppna programvaran Digital Send Service om du vill göra konfigurationsändringar.
Adressboken används av en annan användare. Försök igen senare.	Någon annan använder den här adressboken, antingen från enheten eller en webbläsare. När den användaren är klar kan du öppna adressboken.
Namnfältet är tomt. Ange ett namn.	Det måste finnas ett namn associerat till varje e-post eller faxnummer. Skriv ett namn i fältet Namn så att inmatningen blir giltig.
Funktioner på den här sidan har avaktiverats på grund av de aktuella webbläsarinställningarna. Aktivera funktionerna genom att ändra webbläsarens inställningar så att JavaScript tillåts.	Om hög säkerhetsnivå har angetts för webbläsaren är funktioner för skriptspråk, inklusive JavaScript, avaktiverade. JavaScript måste vara aktiverat för att det ska gå att använda adressboksfunktionen. Den här inställningen finns vanligen under säkerhetsinställningarna i webbläsaren (ange Aktivera för Active Scripting) eller innehållsinställningarna (välj Aktivera JavaScript).
E-postadressfältet är tomt. Ange en e-postadress.	Det går inte att lämna fältet E-postadress tomt. Skriv en e-postadress i fältet E-postadress så att inmatningen blir giltig.
E-postadressen verkar vara ogiltig.	Om en validering av e-postadressen har aktiverats för enheten måste alla e-postadresser följa det här mönstret: username@domainname.type. (Exempel: joesmith@yourcompany.com.)
Enhetens adressboksgräns på 2 000 poster har överskridits.	Enhetens adressbok har uppnått gränsen på 2 000 poster. Om du vill skapa utrymme för en annan e-postadress raderar du en befintlig post.
Den post du redigerar har tagits bort eller ändrats av en annan användare. Den nya informationen har inte sparats.	Någon annan redigerar den här posten, antingen från enheten eller en webbläsare. Vänta några minuter och försök sedan att öppna posten igen.
Den post du tar bort har ändrats av en annan användare. Posten har inte tagits bort.	Någon annan redigerar den här posten, antingen från enheten eller en webbläsare. Vänta några minuter och försök sedan att ta bort posten igen.