Адресная книга электронной почты

Адресная книга электронной почты представляет собой список адресов электронной почты, сохраненных в устройстве. В адресной книге можно сохранять часто используемые адреса электронной почты, чтобы при необходимости быстро выбрать нужный адрес при отправке документа с передней панели MFP. Адресная книга электронной почты позволяет добавлять адреса по одному и изменять уже имеющиеся.

Вместо поочередного ввода адресов наиболее часто используемые адреса можно загрузить списком с помощью функции Импорт и экспорт.

Если требуется добавить адреса электронной почты в несколько устройств, рекомендуется ввести их в одно устройство, сделать необходимые поправки в списке, и затем передать адреса с помощью функции Импорт и экспорт.

Вариант 1: Добавить новые записи

В общей сложности можно добавить до 2000 адресов электронной почты и списков рассылок.

Для добавления адреса электронной почты щелкните Добавить адрес эл. почты.... Откроется окно "Добавление адреса эл. почты", в котором выводятся инструкции по выполнению данной задачи.

Добавление адреса электронной почты

Чтобы добавить новый адрес электронной почты, выполните следующее:

  1. Щелкните Добавить адрес эл. почты.... Откроется окно Добавление адреса эл. почты.

  2. Введите имя пользователя в поле Имя. Введенное имя будет отображаться на панели управления устройства при выполнении поиска адреса электронной почты. Максимальная длина составляет 245 знаков или менее, в зависимости от используемого языка.

  3. Введите адрес электронной почты в поле Адрес эл. почты. Адрес не должен превышать 255 знаков.

    Примечание. Если на устройстве включена функция проверки адресов электронной почты, адрес должен содержать символ "@".

  4. Для сохранения нового адреса в памяти устройства щелкните Применить.

Добавление списка рассылок

Для добавления нового адреса электронной почты выполните следующее:

  1. Щелкните Добавить список рассылок.... Откроется окно Добавление списка рассылки электронной почты.

  2. Введите новое имя списка рассылок в поле Имя списка рассылок. Максимальная длина имени составляет 128 знаков или менее, в зависимости от используемого языка.

  3. Выберите имя для внесения в новый список рассылок и щелкните Добавить-->. Можно выбрать несколько имен сразу, нажимая и удерживая клавишу Ctrl и при этом щелкая мышкой по каждому имени, чтобы его выделить, затем нажмите Добавить-->.

    Чтобы выбрать адрес электронной почты иным способом, введите имя или несколько первых букв имени в поле поиска для поиска необходимого адреса электронной почты. Поиск в адресной книге автоматически перейдет к введенному имени.

    (Чтобы удалить имя из нового списка рассылок и переместить его в список адресной книги нажмите <--Удалить. Чтобы одновременно удалить несколько имен, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl, при этом щелкая мышкой на каждом имени, затем щелкните <--Удалить.)

  4. После добавления всех нужных записей щелкните Применить, чтобы сохранить новый список рассылок в память устройства.

    Примечание. Чтобы отменить добавленные записи, щелкните Отмена. Откроется окно Подтвердить отмену. Щелкните OK для отмены операции и удаления добавленных записей или щелкните Отмена для возврата на предыдущую страницу без удаления внесенных изменений.

Вариант 2: Изменение или удаление имеющихся записей

Сохраненные в памяти устройства адреса электронной почты или списки рассылок можно изменять и удалять.

Изменение адреса электронной почты

Для изменения существующей записи выполните следующее:

  1. Выберите адрес, который требуется изменить. Для поиска конкретного адреса электронной почты можно ввести имя в поле поиска.

  2. Щелкните Изменить запись.... Откроется окно Изменение адреса эл. почты.

  3. Внесите необходимые изменения в поля Имя и Адрес эл. почты.

  4. Для сохранения изменений щелкните Применить.

Изменение списка рассылки электронной почты

Для изменения существующего списка рассылки электронной почты выполните следующее:

  1. Выберите список рассылки электронной почты, который требуется изменить.

  2. Щелкните Изменить запись.... Откроется окно Изменение списка рассылки электронной почты.

  3. Для добавления в Элементы списка рассылок выберите адреса электронной почты из списка адресной книги и щелкните  Добавить-->.

    (Чтобы удалить адрес электронной почты из Элементы списка рассылок и переместить его в список адресной книги щелкните <--Удалить. Чтобы одновременно удалить несколько адресов электронной почты, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl при этом щелкая мышкой на каждый адрес, затем щелкните <--Удалить.)

  4. Для сохранения изменений щелкните Применить.

    Примечание. Чтобы отменить изменения, щелкните Отмена. Откроется окно Подтвердить отмену. Щелкните OK для отмены операции и удаления сделанных изменений или щелкните Отмена для возврата на предыдущую страницу без удаления внесенных изменений.

Удаление адреса электронной почты

Для удаления существующей записи выполните следующее:

  1. Выберите адрес электронной почты, который требуется удалить. Для поиска конкретного адреса электронной почты можно ввести имя в поле поиска.

  2. Щелкните Удалить запись.... Откроется окно Удаление адреса эл. почты.

    Примечание. Для удаления всех адресов из памяти устройства щелкните Удалить все записи.... Чтобы предварительно создать резервную копию адресов электронной почты, воспользуйтесь функцией Импорт и экспорт.

  3. В открывшемся окне появится предложение подтвердить удаление выбранных адресов электронной почты. После удаления адреса электронной почты восстановить его невозможно. Щелкните OK, чтобы подтвердить свой выбор. Список адресов электронной почты удален.

Удаление списка рассылки электронной почты

Чтобы удалить существующий список рассылки электронной почты выполните следующее:

  1. Выберите список рассылки электронной почты, который требуется удалить.

  2. Щелкните Удалить запись.... Откроется окно Удаление списка рассылки электронной почты.

    Примечание. Чтобы предварительно создать резервную копию списка рассылки электронной почты, воспользуйтесь функцией Импорт и экспорт.

  3. В открывшемся окне появится предложение подтвердить удаление выбранного списка рассылки электронной почты. После удаления списка рассылки электронной почты восстановить его невозможно. Щелкните OK, чтобы подтвердить свой выбор. Список рассылок электронной почты удален.

Сообщения об ошибках

В ходе добавления, изменения и удаления адресов электронной почты или номеров факсов можно столкнуться со следующими неполадками. Столбец Причина в этой таблице указывает на возможную причину возникновения ошибки.

.

Ошибка

Причина

Введенное имя уже существует в адресной книге. Измените имя, чтобы оно было уникальным в адресной книге.

Каждый адрес электронной почты и номер факса должен иметь уникальное имя.

В данный момент происходит обслуживание устройства при помощи ПО Digital Sending через адрес IP [ip address]. Используйте Средство настройки Windows, чтобы настроить устройство.

Устройством можно управлять при помощи средства настройки Windows Digital Send Service или при помощи встроенного Web-сервера (EWS). Одновременное использование этих средств не допускается. Перейдите к ПО Digital Send Service, чтобы перенастроить конфигурацию.

В данный момент другой пользователь работает с адресной книгой. Повторите попытку позже.

Другой пользователь работает с адресной книгой, либо через само устройство, либо через Web-обозреватель. После того, как он завершит работу, доступ к адресной книге будет открыт.

Поле ввода имени пустое. Введите имя.

Каждый адрес электронной почты и номер факса должен иметь уникальное имя. Введите имя в поле Имя, чтобы запись стала доступной.

Некоторые возможности на этой странице отключены из-за текущих настроек обозревателя. Чтобы включить эти возможности, измените настройки обозревателя таким образом, чтобы обеспечить поддержку сценариев JavaScript.

Если в настройках обозревателя определен высокий уровень безопасности, использование сценариев, в том числе JavaScript, невозможно. Чтобы использовать возможности адресной книги, необходимо включить сценарии JavaScript. Этот параметр можно обычно найти в Web-обозревателе в меню Параметры безопасности (установите параметр Активные сценарии в значение Разрешить) или в меню Параметры содержимого (выберите Включить JavaScript).

Адрес электронной почты пуст. Введите адрес электронной почты.

Поле Адрес электронной почты должно быть заполнено. Введите адрес электронной почты в поле Адрес электронной почты, чтобы запись стала доступной.

Адрес электронной почты недействителен.

Если на устройстве включена функция проверки адресов электронной почты, каждый адрес электронной почты должен следовать данному шаблону: имяпользователя@доменноеимя.тип. (например: joesmith@yourcompany.com.)

Превышен лимит адресной книги устройства, составляющий 2000 записей.

Адресная книга устройства достигла предела в 2000 записей. Чтобы освободить пространство для другого адреса электронной почты, можно удалить существующую запись.

Элемент, который вы пытаетесь изменить, был изменен или удален другим пользователем. Новая информация не сохранена.

Другой пользователь изменяет этот элемент либо через само устройство, либо через Web-обозреватель. Подождите несколько минут и повторите попытку.

Запись, которую вы удаляете, была изменена другим пользователем. Запись не удалена.

Другой пользователь изменяет эту запись либо через само устройство, либо через Web-обозреватель. Подождите несколько минут и повторите попытку удаления.