Adressebok for e-post

En adressebok for e-post er en liste over e-postadresser som er lagret på enheten. Du kan lagre e-postadresser du bruker ofte, i adresseboken, slik at du raskt kan velge riktig e-postadresse når du sender et dokument fra frontpanelet til MFPen. Med siden Adressebok for e-post kan du legge til én og én e-postadresse, og du kan redigere e-postadresser som allerede er lagret.

Du kan også bruke funksjonen Importer/Eksporter på enheten for å laste inn en stor liste over e-postadresser du bruker ofte, i stedet for å legge dem til en og en.

Hvis du vil legge til e-postadresser på flere enheter, er det best å legge dem til på en enhet, gjøre eventuelle endringer på listen og deretter bruke funksjonen Importer/Eksporter til å overføre adressene.

Option 1: Legge til nye oppføringer

Du kan legge til totalt 2000 e-postadresser og distribusjonslister.

Du kan legge til en e-postadresse ved å klikke på Legg til e-postadresse.... Da kommer du til siden Legg til e-postadresse. Der finner du instruksjoner for hvordan du fullfører oppgaven.

Legge til en e-postadresse

Slik legger du til en ny e-postadresse:

1. Klikk på Legg til e-postadresse.... Siden Legg til e-postadresse vises.

2. Oppgi navnet på personen i feltet Navn. Navnet er det som vises i listen på kontrollpanelet på enheten når en bruker søker etter en e-postadresse. Den maksimale lengden er 245 tegn, men den kan også være kortere avhengig av hvilket språk som er valgt.

3. Oppgi e-postadressen i feltet E-postadresse. Den må være kortere enn 255 tegn.

   Merk: Hvis validering av e-postadresser er aktivert på enheten, må e-postadressen ha et @-tegn.

4. Klikk på Bruk for å lagre den nye e-postadressen på enheten.

Legge til en distribusjonsliste

Slik legger du til en ny e-postdistribusjonsliste:

1. Klikk på Legg til distribusjonsliste.... Siden Legg til e-postdistribusjonsliste vises.

2. Skriv inn navnet på distribusjonslisten i feltet Navn på distribusjonslisten. Den maksimale lengden på navnet er 128 tegn, men den kan også være kortere avhengig av hvilket språk som er valgt.

3. Velg navnet som skal legges til i den nye distribusjonslisten, og klikk deretter på Legg til-->. Velg flere navn ved å trykke på og holde nede Ctrl-tasten mens du bruker musen til å klikke på og markere hvert navn. Klikk deretter på Legg til-->.
   En annen måte å velge en e-postadresse på er å skrive inn navnet, eller de første bokstavene i navnet, i søkefeltet for å finne en bestemt e-postadresse. Det du velger i adresseboken, flyttes automatisk til navnet du har skrevet inn.
   (Klikk på <--Fjern for å fjerne et navn fra den nye distribusjonslisten og sette det tilbake i adresseboken. Hvis du vil fjerne flere navn, trykker du på og holder nede Ctrl-knappen mens du klikker på og markerer hvert navn. Klikk deretter på <--Fjern.)

4. Når du er ferdig med å legge til oppføringer, klikker du på Bruk for å lagre den nye distribusjonslisten på enheten.

   Merk: Hvis du vil slette oppføringene du har lagt til, klikker du på Avbryt. Siden Bekreft Avbryt vises. Klikk på OK for å avbryte handlingen og slette oppføringene du har lagt til, eller klikk på Avbryt for å gå tilbake til den forrige siden uten å miste endringene du har gjort.

Alternativ 2: Redigere eller slette eksisterende oppføringer

Du kan redigere eller slette hvilken som helst av e-postadressene eller distribusjonslistene som er lagret på enheten.

Redigere en e-postadresse

Slik redigerer du en eksisterende oppføring:

1. Velg e-postadressen som du vil redigere. Du kan oppgi et navn i søkefeltet for å finne en bestemt e-postadresse.

2. Klikk på Rediger oppføring.... Siden Rediger e-postadresse vises.

3. Gjør de nødvendige endringene i feltene Navn og E-postadresse.

4. Klikk på Bruk for å lagre endringene.

Redigere en e-postdistribusjonsliste

Slik redigerer du en eksisterende e-postdistribusjonsliste:

1. Velg e-postdistribusjonslisten som du vil redigere.

2. Klikk på Rediger oppføring.... Siden Rediger e-postdistribusjonsliste vises.

3. Hvis du vil legge til Medlemmer av distribusjonslisten, velger du e-postadresser fra adresseboken og klikker på  Legg til-->.
   
   (Klikk på <--Fjern for å fjerne en e-postadresse fra Medlemmer av distribusjonslisten og legge den tilbake i adresseboken. Hvis du vil velge flere e-postadresser, trykker du på og holder nede Ctrl-knappen mens du klikker på og markerer hver adresse. Klikk deretter på <--Fjern.)

4. Klikk på Bruk for å lagre endringene.

   Merk: Hvis du vil avbryte endringene, klikker du på Avbryt. Siden Bekreft Avbryt vises. Klikk på OK for å avbryte handlingen og slette endringene du har gjort, eller klikk på Avbryt for å gå tilbake til den forrige siden uten å miste endringene.

Slette en e-postadresse

Slik sletter du en eksisterende oppføring:

1. Velg e-postadressen som du vil slette. Du kan oppgi et navn i søkefeltet for å finne en bestemt e-postadresse.

2. Klikk på Slett oppføring.... Siden Slett e-postadresse vises.

   Merk: Hvis du vil slette alle e-postadressene fra enheten, klikker du på Slett alle oppføringer.... Hvis du vil sikkerhetskopiere e-postene først, kan du gjøre det ved å bruke funksjonen Importer/Eksporter på enheten.

3. På siden som vises, blir du bedt om å bekrefte slettingen av den valgte e-postadressen. Du kan ikke gjenopprette en e-postoppføring når du har slettet den. Klikk på OK for å bekrefte valget. Adresseboken for e-post slettes.

Slette en e-postdistribusjonsliste

Slik sletter du en eksisterende e-postdistribusjonsliste:

1. Velg e-postdistribusjonslisten som du vil slette.

2. Klikk på Slett oppføring.... Siden Slett e-postdistribusjonsliste vises.

   Merk: Hvis du vil sikkerhetskopiere e-postdistribusjonslisten først, kan du gjøre det ved å bruke funksjonen Importer/Eksporter på enheten.

3. På siden som vises, blir du bedt om å bekrefte slettingen av den valgte e-postdistribusjonslisten. Du kan ikke gjenopprette en e-postdistribusjonsliste når du har slettet den. Klikk på OK for å bekrefte valget. E-postdistribusjonslisten slettes.

Feilmeldinger

Disse feilene kan forekomme når du legger til, redigerer eller sletter e-postadresser eller faksnumre. Kolonnen Årsak i denne tabellen viser en mulig årsak til feilen.