インポート/エクスポート

このページを使用して、アドレス帳およびユーザー情報をデバイスにインポートしたり、デバイスからエクスポートします。

データをデバイスにインポートするときに、新しい電子メールアドレス、ファックス番号、ユーザーレコードを追加して、このデバイスで使用できるようにします。これにより、初期リストの作成が簡単になり、組織内の変更に合わせて HP 製デバイスを最新の状態に保つことができます。

レコードをエクスポートするときに、電子メールアドレス、ファックス番号、またはユーザーレコードをデバイスからユーザーのコンピュータ上のファイルに保存します。このファイルは、データのバックアップとして使用できます。あるいはこのファイルを使用してレコードを別の HP デバイスにインポートすることもできます。エクスポート手順については、下の「アドレス帳のエクスポート」を参照してください。

オプション 1: アドレス帳のインポート

最初にカンマ区切り (CSV) 形式でファイルを作成して、アドレス帳情報をインポートできます。 CSV 形式は、データベースプログラム間やデバイス間でデータを転送するために使用される一般的なデータ形式です。このファイルは、Microsoft Excel などの表計算プログラムや Microsoft のメモ帳などのテキストエディタを使用して作成できます。ファイルを作成した後、必ずそのファイルを .CSV ファイルタイプで保存またはエクスポートしてください。また、Microsoft Outlook やその他の電子メールクライアントから連絡先をエクスポートして .CSV ファイルとして保存し、データファイルを作成することもできます (詳しくは、「Microsoft Outlook を使用したインポートファイルの作成」を参照してください)。

CSV ファイルの例は、「インポートファイル形式の例」のトピックにあります。下の例では、表計算シートの例の後にテキストファイルの例が続いています。自分にとって一番簡単なツールを使用できます。

アドレス帳またはユーザーデータをインポートするには、次の手順に従ってください。

データに必要な列とヘッダ行を含むデータファイルを作成します。以下の列を使用できます。
1. name (または「first name」と「last name」)
2. address
3. dlname
4. faxnumber
5. speeddial
6. code
7. pin
注記： [address] フィールドは、[E-mail] または [E-mail Address] という名前にすることもできます。 [faxnumber] フィールドは、[Business Fax] または [Home Fax] という名前にすることもできます。
ヘッダ行は、単純に表計算シートまたはファイルの最初の行です。たとえば、下の Excel ファイルの例では、ヘッダ行は表計算シートの行 1 です。

次のテキストファイルの例では、ヘッダ行はテキストの 1 行目です。
ヘッダ行の後に、各アドレス帳またはユーザーレコードを含む行を追加します。各タイプのレコードに必要な列を確認するには、下の「必要なデータおよびレコードの制限」セクションを参照してください。
下の Excel 表計算シートの例のように列を空白のままにすることもできます。テキストインポートファイルを作成する場合は、下のテキストファイルの例のように、各空白フィールドにカンマを挿入するだけです。

フィールドのデータにカンマが含まれる場合は、次のようにフィールドのデータを引用符で囲む必要があります。
"Smith, Joe"
Excel を使用してインポートファイルを作成する場合は、引用符を入力する必要はありません。 Excel では、ファイルを .CSV ファイルに変換すると、自動的に引用符が挿入されます。
注記：CSV ファイルのその他の例については、「インポートファイル形式の例」のトピックを参照してください。
インポートファイルを保存します。
インポートファイルを Excel で作成する場合は、[ファイル] メニューから [名前を付けて保存] を選択し、[ファイルの種類] ドロップダウンボックスで [.CSV (カンマ区切り)(*.csv)] を選択します。
テキストファイルを作成する場合は、[ファイル] メニューから [名前を付けて保存] を選択し、.txt ファイル拡張子の代わりに .csv と入力します。
ソースファイルをデバイスにインポートするには、[インポート/エクスポート] ページの [アドレス帳のファイル名] フィールドの横の [参照...] をクリックして、コンピュータ上のソースファイルを参照します。
[インポート] をクリックして、データファイルをデバイスにインポートします。インポートプロセスは、1,000 レコードにつき約 1 分かかります。ただし、ネットワーク速度によって所用時間が異なる場合があります。

インポートプロセスが完了すると、インポートされたレコード数およびインポートエラーの有無を示すメッセージが表示されます。エラーの詳細なリストと考えられる原因については、「インポートエラー」のトピックを参照してください。

必要なデータおよびレコードの制限

各タイプのレコードに必要なデータは、次のとおりです。

レコードタイプ	必要なデータ	最大フィールド長	最大レコード数
電子メールアドレス	name (または「first name」と「last name」) address¹	245 文字² 255 文字	2,000³
ユーザーレコード	name pin address¹	245 文字² 4 ～ 8 桁 255 文字	2,000
電子メール配信リスト	name address¹ dlname	245 文字² 255 文字 245 文字²	2,000³
ファックス番号	name faxnumber¹	245 文字² 50 文字	2,000
ファックス短縮ダイアル	faxnumber¹ speeddial⁴ code⁴	50 文字 31 文字 2 桁	100 短縮ダイアル、それぞれ最大 100 エントリ

¹ [address] フィールドは、[E-mail] または [E-mail Address] という名前にすることもできます。
[faxnumber] フィールドは、[Business Fax] または [Home Fax] という名前にすることもできます。

² 最大長は、使用する言語によって小さくなる場合があります。

³ 電子メールアドレスおよび配信リストの合計数は、2,000 エントリ以下でなければなりません。

⁴ [speeddial] フィールドには、短縮ダイアルの名前 (例：「Johnson Janitorial」) を入れ、[code] フィールドには 0 ～ 99 までの数字 (例：「08」) が含まれます。1 桁または 2 桁の数字 (例：「06」または「6」) を使用できます。

Microsoft Outlook を使用したインポートファイルの作成

Microsoft Outlook に連絡先を保存してある場合は、その連絡先を .CSV ファイルに保存し、そのファイルを使用して連絡先をデバイスにインポートできます。 Microsoft Outlook を使用して .CSV ファイルを作成するには、以下の手順に従ってください。

Outlook の [ファイル] メニューから、[インポートとエクスポート...] を選択します。
インポート/エクスポートウィザードで、[ファイルへエクスポート] を選択し、[次へ] をクリックします。
[テキストファイル (DOS、カンマ区切り)] を選択し、[次へ] をクリックします。
[連絡先] フォルダを選択し、[次へ] をクリックします。
.CSV 拡張子を付けて、ファイルの名前を入力します。コンピュータ上でファイルを保存する場所を選択するには、[参照] をクリックします。 [次へ] をクリックします。
[終了] をクリックして、ウィザードを終了し、ファイルをエクスポートします。
インポート手順の手順 4 および 5 に従って、.CSV ファイルをデバイスにインポートします。

オプション 2: アドレス帳のエクスポート

デバイスに保存されているアドレス帳またはユーザー情報をエクスポートすることもできます。このデータは、上記と同じ形式の CSV ファイル (ヘッダ行の次に各ユーザーまたはアドレス帳レコードの行が続く) にエクスポートされます。

データをエクスポートするには、以下の手順に従ってください。

手順 1 でチェックボックスを必要に応じてオンにします。
手順 2 でエクスポートファイルの名前を入力します。
[エクスポート] をクリックして、エクスポートプロセスを開始します。
表示されるダイアログボックスで [保存] をクリックし、ファイルを保存する場所を選択します。
エクスポートプロセスが失敗すると、エラーメッセージが表示されます。エラーメッセージが表示された場合は、数分待ってから、もう一度エクスポートを実行してみてください。

エクスポートファイルは、Microsoft Excel などの表計算プログラム、またはメモ帳などのテキストエディタで開くことができます。

[電子メールアドレスのエクスポート] チェックボックスをオンにした場合、エクスポートファイルを Excel で開くと、次のように表示されます。

エクスポートファイルの例

エクスポートファイルをメモ帳で開くと次のように表示されます。

エクスポートテキストファイルの例

[ファックスアドレスのエクスポート] を選択した場合、エクスポートファイルは次のように表示されます。

[ユーザーレコードのエクスポート] を選択した場合、エクスポートファイルは次のように表示されます。

オプション 3: アドレス帳をクリア

デフォルトでは、[アドレス帳をクリア] ボタンをクリックすると、アドレス帳のすべてのデータ (電子メール、ファックス、および認証ユーザーのデータ) がデバイスから消去されます。また、個々のアドレス帳を指定して消去することもできます。ただし、電子メールアドレスと配信リストは別々に消去できない場合があります。

デバイスを社内の新部署に移動する場合やアドレス帳データを別のデバイスからインポートする場合は、すべてのアドレス帳を事前に消去しておくことをお勧めします。

1 つまたは複数のアドレス帳を消去するには、次の手順に従ってください。

[オプション 3: アドレス帳をクリア] のチェックボックスを必要に応じてオンにします。
[アドレス帳をクリア] をクリックして、選択したアドレス帳のデータを消去します。

どのアドレス帳が削除の対象として選択されているかを示す警告ダイアログボックスが表示されます。削除する場合は、[OK] をクリックします。データは一度削除されると復元できません。

[OK] をクリックすると、アドレス帳データがクリアされ元のページに戻ります。クリアされたアドレス帳のリストが表示されます。

インポートファイル形式の例

インポートデータファイルは、Microsoft Excel またはメモ帳などのテキストエディタを使用して作成できます。以下に、多数のインポートデータファイルの例を示します。

Excel ファイル形式の場合は、「Excel ファイル」を参照し、テキストファイル形式の場合は、「テキストファイル」を参照してください。

Excel ファイル

電子メールアドレスをインポートするための Excel ファイルの例

注記：インポート先のデバイスで「電子メールアドレスのチェック」が有効になっている場合は、電子メールアドレスには必ず @ 記号が含まれている必要があります。

注記：[name] フィールドの代わりに、[first name] および [last name] という 2 つのフィールドを使用することもできます。

ファックス番号をインポートするための Excel ファイルの例

注記：ファックス番号は、ここに示したようにスペース付きまたはスペースなしの形式で入力できます。また、次の区切り文字を含めることができます：

カンマまたはスペース + - ( ) [ ] *。

同じファイルでファックス番号と電子メールアドレスをインポートするための Excel ファイルの例

注記：同じユーザーまたは企業の電子メールアドレスとファックス番号の両方をインポートする場合、上の「経理部」のレコードで示したように、両方を合わせて 1 つのレコードにするか、それぞれを別のレコード (1 つは電子メールアドレスで 1 つはファックス番号) としてインポートすることができます。

電子メール配信リストをインポートするための Excel ファイルの例

注記：配信リスト名には、任意の文字、数字、および区切り文字の組み合わせを含めることができます。

注記：配信リストには、2,000 までの電子メールアドレスを含めることができます。電子メールアドレスはそれぞれ個別のレコードとして追加する必要があります。

ファックス短縮ダイアルをインポートするための Excel ファイルの例

注記：[speeddial] フィールドには、任意の文字、数字、および区切り文字の組み合わせを含めることができます。 [code] フィールドには、短縮ダイアルコード (0 ～ 99 までの 1 桁または 2 桁の数字) を含めることができます。

注記：短縮ダイアルには、1 つの短縮ダイアルコードに関連する 100 までのファックス番号を含めることができます。ファックス番号はそれぞれ個別のレコードとして追加する必要があります。

ユーザーレコードをインポートするための Excel ファイルの例

注記：[pin] は、4 ～ 8桁の数字でなければなりません。

テキストファイル

電子メールアドレスをインポートするためのテキストファイルの例

注記：フィールドにカンマが含まれる場合、上記のようにフィールドの内容を引用符で囲む必要があります。

注記：[name] フィールドの代わりに、[first name] および [last name] という 2 つのフィールドを使用することもできます。

ファックス番号をインポートするためのテキストファイルの例

注記：ファックス番号は、ここに示したようにスペース付きまたはスペースなしの形式で入力できます。また、次の区切り文字を含めることができます。
スペースまたはカンマ + - ( ) [ ] *

同じファイルでファックス番号と電子メールアドレスをインポートするためのテキストファイルの例

電子メール配信リストをインポートするためのテキストファイルの例

注記：配信リスト名には、任意の文字、数字、および区切り文字の組み合わせを含めることができます。

注記： 配信リストには、2,000 までの電子メールアドレスを含めることができます。電子メールアドレスはそれぞれ個別のレコードとして追加する必要があります。

ファックス短縮ダイアルをインポートするためのテキストファイルの例

ユーザーレコードをインポートするためのテキストファイルの例

注記：[pin] は、4 ～ 8桁の数字でなければなりません。

インポートエラー

データをデバイスにインポートするときに、次のエラーメッセージが表示される場合があります。考えられる原因と解決方法を確認するには、「原因」列を参照してください。

エラー	原因
短縮ダイアル [##] の名称 [speed-dial name] は、インポートファイル内の名称 ([speed-dial name]) と異なります。問題を解決してください。	インポートしようとしている短縮ダイアルコードは、既に別の名前でデバイスに存在します。インポートファイルで、別の短縮ダイアルコードを使用してください。注記：短縮ダイアルの名前を変更する場合、EWS の [ファックス短縮ダイアル] ページを使用する必要があります。
短縮ダイアル [speed-dial name] は同じ名称で、コードが異なる ([##]) 短縮ダイアルがデバイスに登録済みです。問題を解決してください。	既にデバイスに登録されている短縮ダイアルコードと同じ名前の短縮ダイアルコードをインポートしようとしています。短縮ダイアルコードの名前を変更してください。
短縮ダイアルコードは、00 ～ 99 の範囲で指定してください。短縮ダイアルコードを修正してください。	無効な短縮ダイアルコードをインポートしようとしています。 00 ～ 99 の間の 2 桁の短縮ダイアルコードを使用してください。
短縮ダイアルの .csv ファイル内で、行 [#] と [#] のエントリは、コードが同一 ([##]) ですが、名称が異なります ([speed-dial name] と [speed-dial name])。問題を解決してください。	同じコードの 2 つの短縮ダイアルをインポートしようとしています。いずれかの短縮ダイアルに別のコードを選択してください。
短縮ダイアルの .csv ファイル内で、行 [#] と [#] のエントリは、名称は同一 ([speed-dial name]) ですが、コードが異なります ([##] と [##])。問題を解決してください。	同じ名前の 2 つの短縮ダイアルをインポートしようとしています。いずれかの短縮ダイアルに別の名前を付けてください。
短縮ダイアルリストに登録可能なファックス番号は最大 100 件です。短縮ダイアルリスト [短縮ダイアル名] からファックス番号を何件か削除してください。	インポートしようとしている短縮ダイアルリストのファックス番号が多すぎます。ファックス番号をいくつか削除して、リストを 100 件以下にしてください。
ファイルの操作に失敗しました。後でもう一度試してください。	ファイルのインポートプロセスが失敗しました。正しい形式の正しいインポートファイルへのパスを指定していることを確認して、もう一度インポートしてください。それでもインポートプロセスが失敗する場合は、コンピュータを再起動して、もう一度やり直してください。
インポート中に予期せぬ HTTP エラーが発生しました。	内部 Web ページのエラーのため、ファイルのインポートプロセスが失敗しました。もう一度インポートしてください。それでもインポートプロセスが失敗する場合は、コンピュータを再起動して、もう一度やり直してください。
ヘッダの [field-name] フィールドが重複しています。最初に出現した列のデータのみが、インポートで使用されました。	インポートファイルに同じ名前の列が 2 つありました。インポート中、最初の列の内容だけが使用されました。
ヘッダの [field-name] フィールドを認識できません。	インポートファイルにソフトウェアで認識されないヘッダエントリが含まれています。残りのデータは正しくインポートされました。必要なデータがすべてインポートされたかどうか確認してください。必要に応じて、ヘッダで不正なフィールド名を修正して、データをインポートし直してください。
[e-mail address] は有効な電子メールアドレスではありません。	インポートファイルに無効な電子メールアドレスが含まれています。デバイスで電子メールアドレス確認機能が有効になっている場合は、すべての電子メールアドレスに @ 記号が含まれている必要があります。電子メールアドレスを修正して、もう一度インポートしてください。ヒント: デバイスでアドレス確認機能を無効にして、このエラーを回避することもできます。
[fax number] は有効なファックス番号ではありません。	インポートファイルに無効なファックス番号が含まれています。ファックス番号には、数字 (0 ～ 9)、スペース、カンマ、および区切り文字 +、-、(、)、[、]、* を含めることができます。無効なファックス番号を修正して、もう一度インポートしてください。
[pin number] は有効な PIN ではありません。	インポートファイルに無効な PIN 番号が含まれています。 PIN 番号は、0 ～ 9 の数字だけで構成された 4 ～ 8 桁の番号でなければなりません。無効な PIN 番号を修正して、もう一度インポートしてください。
選択したファイルはインポート可能なフォーマットではありません。詳細については、[ヘルプ] をクリックしてください。	インポートファイルがソフトウェアで認識される形式になっていません。正しい形式については、「インポート/エクスポート」の手順を参照してください。インポートファイルを修正して、もう一度試してください。
ファイルが空であるか、有効なレコードが存在していません。詳細については、[ヘルプ] をクリックしてください。	インポートファイルにソフトウェアで認識される一部のヘッダフィールド名が含まれていますが、ソフトウェアで有効なインポートデータを見つけることができません。正しい形式については、「インポート/エクスポート」の手順を参照してください。インポートファイルを修正して、もう一度試してください。
このレコードには、アドレス帳、リスト、または短縮ダイアルにインポートするのに十分な数のフィールドが含まれていません。	インポートファイルに不完全なデータを含む 1 つ以上のレコードが含まれています。たとえば、名前が含まれているものの、電子メールアドレスまたはファックス番号がないレコードなどです。各レコードタイプに必要なフィールドについては、「インポート/エクスポート」の手順を参照してください。レコードを修正して、もう一度試してください。
[アドレス帳名]: 最大エントリ数の ### に達したため、追加できないレコードがありました。	デバイスのアドレス帳が一杯です。電子メールアドレス帳またはファックスアドレス帳の EWS ページに進んで、一部のアドレス帳エントリを削除するか、インポートしようとしているレコードの数を減らしてください。
レコードに認識されない文字または予期せぬ文字が含まれていました。	ソフトウェアが予期しなかった文字がインポートファイルに含まれていました。たとえば、フィールドが引用符 (") で始まっているのに、終わりの引用符がない場合、ソフトウェアは処理できません。インポートファイルを修正して、もう一度試してください。
カンマ区切り (.csv) ファイルを入力してください。詳細については、[ヘルプ] をクリックしてください。	ファイル拡張子が .CSV ではないファイルをインポートしようとしています。ファイルを修正して、もう一度試してください。
選択したファイルが存在しないか、または指定した場所にありません。有効なファイルが選択されていることを確認して、もう一度試してください。	指定した場所にインポートファイルが見つかりませんでした。
[field-name] フィールドの長さが ### 文字の制限を超えています。テキストを短くしてください。	インポートファイル内の指定されたフィールドに含まれるエントリが長すぎます。エントリを短くして、もう一度試してください。
他のユーザーがアドレス帳を使用しているため、操作に失敗しました。	他のユーザーが、現在、デバイス上のアドレス帳データに変更を加えている場合、インポートを完了することができません。しばらく待ってから、もう一度試してください。