Jaetun kansion lisääminen tai muokkaaminen

Jaetun kansion lisääminen tai muokkaaminen -sivulla voit lisätä ennalta määritettyjä kansioita tai muokata niitä. Kun olet antanut kansion tiedot, valitse sivun alareunasta OK. Jos et halua luoda tai muokata kansiota, valitse sivun alareunasta Peruuta.

Jaetun kansion asetukset

Kotihakemisto

Valitsemalla Käyttäjän kotihakemisto-valintaruudun voit lähettää skannatun asiakirjan suoraan esimääritettyyn kotikansioon. Määritä tekstiruutuun sen LDAP-attribuutin nimi, joka sisältää kotikansion UNC-polun. LDAP-attribuutin oletusnimi on homeDirectory. Tarkista kotihakemiston asetukset LDAP-palvelimen järjestelmänvalvojalta.

Tunnusnimi

Kirjoita ennalta määritetyn kansion nimi (lempi- tai näyttönimi) Tunnusnimi-kenttään. Tämä nimi näkyy laitteessa. Kun asiakirja lähetetään kansioon laitteesta, nimi näkyy valintaruutuvaihtoehtona, jotta käyttäjät voivat valita, minne skannattu asiakirja tallennetaan. Kullakin ennalta määritetyllä kansiolla on oltava yksilöivä tunnusnimi.

Kansiopolku

Kansiopolku-kenttään kirjoitetaan sen ennalta määritetyn kansion polku (UNC-muodossa), johon skannattu asiakirja ja metatiedot tallennetaan. Polun on oltava muodossa \\isäntänimi\jakopiste. Isäntänimi on sen palvelimen tai työaseman NetBIOS-tietokonenimi, johon skannatut tiedostot tallennetaan. Isäntänimi on enintään 15 tulostettavaa aakkosnumeerista merkkiä tai IP-osoite (kuten 192.168.0.1), ja jakopiste on jakonimi, joka määritetään kohdeisännän jakomääritysten yhteydessä.

Polkujen pituusongelmat voidaan välttää pitämällä polut mahdollisimman lyhyinä (alle 150 merkin pituisina).

1.       Useimmissa isäntäkäyttöjärjestelmissä kansioiden polkujen enimmäismerkkimäärä on 256.

2.       Isäntänimen enimmäismerkkimäärä on 15.

3.       Isäntänimessä ja jakonimessä voi olla yhteensä enintään 128 merkkiä, vinoviivat mukaan lukien.

4.       Polun on oltava niin pitkä, että tila riittää kaikkia tiedostonimeen mahdollisesti lisättäviä osia varten. Lisättäviä osia voivat olla tiedostotunniste, valinnainen laitteen määrittämä polku (kiinteä tiedostonimen etuliite), valinnainen käyttäjätunnuksen mukaan luotava kansion nimi sekä lisämerkit (päiväys ja aika, kuten 07192005190100), jotka lisätään tarvittaessa yksilöivien tiedostonimien varmistamiseksi.

Oletustiedostonimi

Oletustiedostonimi on nimi, joka annetaan skannatulle asiakirjalle, kun käyttäjä valitsee kyseisen kansiokohteen. Käyttäjä voi ohittaa tämän nimen tarvittaessa laitteen etupaneelista. Huomaa, että kun asiakirja tallennetaan kohdekansioon, kansiossa voi jo olla samanniminen tiedosto. Siinä tapauksessa laite lisää automaattisesti aika- ja päiväystiedot oletustiedostonimeen tai muokattuun tiedostonimeen. Siten tiedostonimi on yksilöivä.

Tämä toiminto säästää aikaa, koska käyttäjien ei tarvitse itse luoda yksilöivää tiedostonimeä. He voivat määrittää tiedostonimen alkuosan, ja laite lisää nimeen automaattisesti tietoja päällekkäisten tiedostonimien välttämiseksi. 

Sisäänkirjautumistiedot

Sisäänkirjautumistiedot-asetuksella määritetään, mitä kirjautumistietoja ennalta määritetyn kansion käyttämiseen käytetään:

·         Käytä laitteen käyttäjän käyttöoikeuksia - Kansiota avattaessa käytetään laitteen käyttäjän kirjautumistietoja. Jos laitteen käyttäjälle ei ole myönnetty tarvittavia käyttöoikeuksia, hän ei voi lähettää kansioon asiakirjoja.

·         Käytä julkisia kirjautumistietoja - Kansiota avattaessa käytetään julkisia sisäänkirjautumistietoja. Tällöin kaikki laitteen käyttäjät voivat käyttää kansiota.  Kun valitaan Käytä julkisia kirjautumistietoja, seuraavat tiedot on annettava:

 

·         Toimialue - määritä toimialue, jonka kirjautumistietoja käytetään.

·         Käyttäjätunnus - määritä käyttäjätunnus, jonka kirjautumistietoja käytetään.

·         Salasana- määritä salasana, jonka kirjautumistietoja käytetään.

 

Huomautus:

Jos Todennus-toiminto ei ole käytössä laitteessa, käyttäjien on annettava kirjautumistietonsa, kun he lähettävät asiakirjoja esimääritettyyn kansioon, joka on määritetty vaatimaan laitteen käyttäjän kirjautumistunnuksia.

Testaa kansioon pääsy

Valitsemalla Testaa kansioon pääsy voit tarkistaa, että kansio on olemassa ja että se on laitteen käytettävissä. Jos kansion käyttämiseen tarvitaan julkiset kirjautumistiedot, ne on annettava Lisää- tai Muokkaa-sivulla, jotta testi voidaan suorittaa.

Jos kansion käyttämiseen tarvitaan laitteen käyttäjän kirjautumistiedot, ne on annettava, jotta testi voidaan suorittaa.

·         Käyttäjätunnus - kirjoita käyttäjätunnus, jonka kirjautumistietoja käytetään.

·         Salasana - kirjoita salasana, jonka kirjautumistietoja käytetään.

Voit testata kirjautumistiedot valitsemalla Testaa kansioon pääsy. Voit ohittaa kirjautumistietojen testauksen valitsemalla Peruuta.

Kirjautumistietojen testaamiseen voi kulua jonkin aikaa. Jos kirjautumistiedot eivät kelpaa, virheilmoituksen näyttämiseen kuluu merkittävästi enemmän aikaa. Näyttöön tulee virheilmoitus, jossa pyydetään muuttamaan käyttäjän kirjautumistietoja.

Jos polku ei kelpaa, kohdekansiota ei ole tai polku on liian pitkä. Testattaessa polun nimen pituutta oletetaan, että päiväys ja aika on lisättävä oletustiedostonimeen, jotta nimi olisi yksilöivä.

Tiedoston asetukset

Tiedostonimen kiinteä etuliite

Tiedostonimen kiinteä etuliite -asetuksella kustakin laitteesta tulevat tiedostot voidaan tunnistaa yksilöivästi. Kullekin laitteelle voidaan määrittää yksilöivä etuliite. Tällöin voidaan helposti seurata, mistä asiakirja on skannattu, ja estää päällekkäiset tiedostonimet, kun useista laitteista skannataan asiakirjoja samaan kohdekansioon.

Tiedostonimen kiinteän etuliitteen ottaminen käyttöön:

1.       Valitse Ota käyttöön tiedostonimen kiinteä etuliite.

2.       Kirjoita kolmikirjaiminen etuliite Tiedostonimen etuliite -kenttään.

3.       Kun olet määrittänyt kaikki asetukset tällä sivulla, valitse OK.

Etuliite lisätään oletusarvoisesti kunkin kansioon tallennettavan tiedoston nimen alkuun. Käyttäjä ei voi ohittaa tiedostonimen kiinteää etuliitettä.

Kansion luominen käyttäjätunnuksen mukaan

Kun valitaan Luo hakemisto käyttäjätunnuksen mukaan -asetus, kaikki tiedostot voidaan lähettää kohdekansion hakemistoon. Kansion nimenä käytetään laitteeseen kirjautuneen käyttäjän käyttäjätunnusta. Jos kansiota ei ole, se luodaan kohdekansioon. Jos käyttäjän tunnistusta ei käytetä, kansion nimenä käytetään julkisen käyttäjän kirjautumisnimeä.

Metatietojen tiedostomuoto

Metatietotiedostoissa on tietoja kustakin skannatusta asiakirjasta, mukaan lukien laitteen nimi ja tiedoston ominaisuudet. Kolmansien osapuolten sovellukset käyttävät näitä tiedostoja usein skannattujen asiakirjojen seuraamiseen ja jakelemiseen. Metatietotiedostot sijoitetaan samaan kansiokohteeseen kuin skannattu asiakirja.

Metatietojen tiedostomuoto -asetuksella voidaan määrittää, mihin tiedostomuotoon metatiedot tallennetaan. Yleensä tiedostomuoto määräytyy kolmannen osapuolen sovelluksen mukaan. Lisätietoja tiedostomuotojen valitsemisesta on kolmannen osapuolen sovelluksen käyttöohjeissa.

·         Ei mitään - metatietotiedostoja ei luoda.

·         XML - Metatiedot tallennetaan XML-muotoon.

·         HPS - Metatiedot tallennetaan HPS-muotoon.

 

Huomautus:

Jos valitset tiedostomuodoksi Ei mitään, metatietoja ei luoda.

Asiakirjan oletusasetukset

·         Väriasetus - skannatun asiakirjan oletusväri valitaan avattavasta Väriasetus-luettelosta.

·         Tarkkuus - skannatun asiakirjan oletustarkkuus valitaan avattavasta Tarkkuus-luettelosta.

·         Tiedostomuoto - skannatun asiakirjan oletustiedostomuoto valitaan avattavasta Tiedostomuoto-luettelosta.

·         Tiedoston oletuskoko - skannatun asiakirjan oletustiedostokoko valitaan avattavasta Tiedoston oletuskoko -luettelosta.

 

Huomautus:

Nämä asetukset koskevat skannattavaa asiakirjaa. Käyttäjä voi ohittaa asetukset tarvittaessa laitteen etupaneelista.